Muchas empresas se enfrentan a desafíos importantes en su función de Cuentas a Pagar (AP). Los procesos existentes suelen ser manuales, fragmentados y gestionados con tecnología obsoleta. Carecen de flujos de proceso definidos y métricas de extremo a extremo que ayuden a cuantificar los resultados de negocio
Las empresas que no logren reinventar estos procesos de negocio tendrán que lidiar con ineficiencias e incurrir en costes innecesariamente altos a la vez que pondrán en riesgo la experiencia del usuario; adicionalmente, es poco probable que estas empresas mejoren su liquidez (cashflow).
Realizar una reingeniería de los procesos financieros usando tecnología conjuntamente con metodologías Lean Six Sigma para vincularlos a resultados de negocio explícitos, cambia las reglas del juego y ofrece múltiples beneficios:
- Mejora del Cash-Flow
- Reducción de costes operativos
- Incremento de la visibilidad del proceso y del negocio
- Mejora del retorno de la inversión
Una unidad de procesos de negocio (BPO) está especializada en la optimización, transformación y gestión del proceso de cuentas a pagar con el fin de mejorar el capital circulante y aumentar el cashflow. Este proceso actual suele ser manual, complejo, con varios pasos y con pocos datos estructurados. Para mejorarlo, los consultores de BPO se centran en la creación de un proceso de contabilización y pago automatizado, que es seguro, con autoservicio y que incentiva a los proveedores a adoptarlo. Si dichos proveedores cargan sus facturas de forma electrónica directamente en una plataforma, recibirán el pago más rápido de lo que especifican sus términos y condiciones, a cambio de descontar un porcentaje del precio de compra, generando así una mejora en el cashflow en ambas partes.
Uno de los beneficios significativos de la reingeniería y la automatización de los procesos de cuentas a pagar es la reducción del coste del proceso de contabilización de facturas, del cual, aproximadamente, el 70 % del mismo se asocia a la mano de obra. En nuestra experiencia hemos llegado a reducir los costes de procesamiento de facturas en un 50% gracias a un nivel de digitalización y automatización superior al 70%.
Este enfoque también tiene otras repercusiones positivas en toda la cadena de cuentas a pagar. El nuevo proceso ayuda a los clientes a generar satisfacción tanto en sus proveedores como entre sus empleados, que ya no tienen que gestionar procesos manuales, ineficientes y aislados, para poder reorientar su esfuerzo a tareas de más valor añadido, como mejorar relaciones con los proveedores.
Llevando los procesos AP más allá de la tecnología
Los procesos de negocio deben estar respaldados por un modelo de datos y reglas para que el sistema verifique automáticamente los requerimientos, por ejemplo, asegurando que el importe de la factura auto enviada de un proveedor coincida con la orden de compra. A medida que se acumulan histórico de datos en torno a los procesos, las empresas pueden aprovechar el análisis y el aprendizaje automático para mejorar la identificación de problemas y la corrección automática de errores.
Casi cualquier proceso de AP se puede automatizar, pero es necesario también aplicar tratamientos Lean Six Sigma (mapas de valor, entender variaciones… ) para robustecerlo ya que de lo contrario, la empresa solo está agregando velocidad sin corregir los pasos que no aportan valor o errores inherentes al proceso.
Se trata de transformar el ecosistema heredado y rediseñar los procesos comerciales aprovechando las últimas tecnologías, incorporando al proyecto los mejores partners en robotización, analítica e inteligencia artificial. Todo esto tiene que orquestarse y requiere que la empresa esté lista para comprometerse con una hoja de transformación digital para lograr resultados de negocio.
La hoja de ruta adecuada para los procesos de negocio
Resulta fundamental de cara a abordar con éxito un proyecto de transformación de esta naturaleza, definir una hoja de ruta que se apoye en la experiencia del partner tecnológico en el área de finanzas, servicios de procesos de contabilidad y optimización aplicada en múltiples industrias (bienes consumo, manufactureras, retail, financieras…).
Es necesario igualmente, trabajar con el cliente para predefinir métricas de éxito, considerando todos los aspectos, desde la integración en la cultura de la organización hasta el retorno de la inversión del proyecto. Otra consideración a tener en cuenta es cómo aprovechar los datos recopilados como resultado de las ejecuciones de un proceso, por ejemplo, análisis de gasto (AI), para impulsar la generación de beneficios para la organización.
Para asegurar los requisitos de flexibilidad, los modelos contractuales deben incluir modelos de precio basados en resultados, de modo que el pago esté vinculado al éxito del cliente.
Finalmente, el rediseño inteligente y automatizado de los procesos financieros de cuentas a pagar (o, de hecho, cualquier proceso de contabilidad y finanzas) puede generar un valor exponencial para una empresa.
Compañías como DXC Technology tienen la experiencia y la capacidad global para construir una propuesta de valor que asegure la consecución de los objetivos de los clientes y la adecuación de sus procesos de negocio para el futuro.
Nuria Mor. Responsable de Transformación Digital en el área de Finanzas de Procesos de Negocio DXC Technology Iberia
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