Los acontecimientos macroeconómicos junto con la transformación digital están generando nuevas oportunidades para el área de Compras, motivando un salto cualitativo en la creación de nuevos modelos de negocio, para convertirse en un activo estratégico impactando en la competitividad de las compañías, más allá de los objetivos de ahorro deseables.

La transformación de la función de compras es un objetivo enmarcado en la estrategia global y central de las compañías, y trasciende la mera implantación de una solución tecnológica que de soporte al proceso de compras y aprovisionamiento.

El 84% de las organizaciones de compras están actualmente inmersas en un proceso de transformación, considerando los CPOs (Chief Procurement Office) que para conseguir el éxito en este proceso es clave un rediseño de los procesos, que permita posicionar al departamento de compras como una dirección de control integral del gasto, en aras a alcanzar los siguientes objetivos:

  • Mejora de la productividad
    • Automatizando tareas y reduciendo las tareas y procesos administrativos para conseguir que los compradores se centren en tareas que potencien valor.
    • Dinamizando los flujos de trabajo, creando prevalidaciones que automaticen tareas repetitivas y accediendo a la información en tiempo real.
    • Garantizando el cumplimiento de las políticas internas y externas en base a la definición de reglas de negocio y redirigiendo a las personas y equipos adecuados en la resolución y la gestión de las excepciones de los procesos.
  • Mejora del control y eficiencia
    • Potenciando la estandarización de procesos, simplificando las prácticas más complejas.
    • Con visibilidad completa del proceso; la visión “end to end” es básica para la localización y potenciación de las eficiencias a la vez que se reducen las ineficiencias.
    • Gestionando reglas y políticas de negocio unificadas, para que sean claras y parametrizables por los usuarios finales asegurando su cumplimiento sin la necesidad de intervención directa de compras.
    • Analizando datos para facilitar la toma de decisiones y el reporting a la dirección del gasto incurrido, ahorros, sostenibilidad, etc.
  • Mejora en la experiencia de usuario
    • Homogeneizando conceptos, reduciendo la necesidad de conocimiento específico.
    • Simplificando procesos, reduciendo errores, potenciando la automatización y la colaboración con proveedores.
    • Utilizando soluciones atractivas, intuitivas y amigables.
    • Participando con usuarios y áreas de la compañía en la transformación tecnológica.

En un proyecto de transformación se deben replantear los procesos y las funciones de las diferentes áreas, la idoneidad de las herramientas utilizadas, haciendo imprescindible alinear la redefinición de las funciones y procesos con la selección de la plataforma tecnológica, que cubra los procesos de forma integrada y “end to end”: desde la elaboración del presupuesto, la gestión de la necesidad, homologación/evaluación de proveedores, negociación, contratación, aprovisionamiento, pago de facturas, creación de planes de compras y análisis de los gastos, alineados con el sistema económico financiero de la compañía.

Por todo esto, la tecnología se convierte en el habilitador y eje transversal de la transformación, seleccionando la plataforma tecnológica que dé respuesta a la globalidad del proceso de compras y control del gasto, para lo cual se deberá tener en cuenta:

  • Análisis de retos y beneficios que aportan las estrategias basadas en solución de mercado (COTS) frente a aplicaciones desarrolladas a medida dentro de la organización.
  • Nivel de cumplimiento global de diferentes soluciones de mercado con respecto a los requisitos funcionales, tecnológicos y estratégicos del nuevo proceso de compras.
  • Modalidades de licenciamiento ofrecidas por los diferentes fabricantes y la flexibilidad para adecuarse a los requisitos estratégicos y tecnológicos de la compañía.
  • Multicanalidad, Amigabilidad y Experiencia de Usuario.
  • Tiempos de implantación en base a la experiencia en las industrias y los sectores.
  • Escalabilidad, facilitando el diseño e implantación de nuevos procesos.
  • Integridad de los datos y Auditoría.
  • Seguridad.

Desde DXC acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso de la transformación en el área de compras, tanto a nivel de la solución tecnológica como de reingeniería de procesos, haciendo uso de metodologías y acciones de gestión del cambio orientadas a conseguir la excelencia, y una experiencia y adaptación del usuario a los nuevos procesos completa y satisfactoria, de manera que se alcance un retorno tanto en lo económico como en lo personal.

Pablo Santiago Esteban, director de Consultoría DXC Technology Iberia